English version below.
Sezon zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych za 2025 rok jest już w pełnym toku. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w przygotowaniu dokumentacji korporacyjnej, obsłudze zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia akcjonariuszy) lub w samym złożeniu sprawozdania finansowego do KRS w nowej rzeczywistości RDF – chętnie zajmiemy się tym kompleksowo.
Nowe oblicze Repozytorium Dokumentów Finansowych
Z dniem 13 marca 2026 roku Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło zmodernizowaną wersję Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), zintegrowaną z Portalem Rejestrów Sądowych. Wraz z nowym interfejsem i ulepszoną architekturą systemu wprowadzono również istotne zmiany w zakresie wymagań formalnych dotyczących składanych dokumentów – zmiany, które wiele spółek odkrywa dopiero przy pierwszej próbie złożenia sprawozdania w tym sezonie.
Co uległo zmianie
Dotychczasowa, utrwalona przez lata praktyka była dość prosta. Zarząd opatrywał elektronicznym podpisem samo zgłoszenie składane do RDF, natomiast jako załączniki dołączane były skany uchwał wraz z odręcznymi podpisami wspólników lub osób działających w ich imieniu. System przyjmował taką formę, sądy ją akceptowały, a sprawa kończyła się bez przeszkód.
W nowym RDF takie rozwiązanie nie jest już akceptowane. System konsekwentnie odrzuca załączone skany uchwał, które nie zostały odrębnie opatrzone podpisem elektronicznym, wyświetlając komunikat: „Dokument nie posiada wewnętrznego podpisu, a zewnętrzny nie jest dołączony lub podpis dokumentu jest nieprawidłowy”.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Sprawiedliwości jest to działanie w pełni zamierzone, a nie błąd techniczny. Zmiana stanowi konsekwentne wdrożenie zasady wynikającej z art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym – który od początku wyraźnie rozróżniał podpisanie zgłoszenia od podpisania jego załączników. Nowy system po prostu zaczął tę zasadę rygorystycznie egzekwować.
Praktyczne konsekwencje dla spółek
W praktyce oznacza to, że uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty muszą zostać opatrzone odrębnym podpisem elektronicznym – kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. Podpis złożony pod samym zgłoszeniem nie obejmuje już – w żadnym zakresie – załączonych do niego dokumentów.
Trzy sposoby spełnienia nowego wymogu
1. Uchwały sporządzone i podpisane elektronicznie od samego początku – wspólnicy mogą podejmować uchwały bezpośrednio w formie elektronicznej i opatrywać je kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Rozwiązanie wygodne i praktyczne w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, niedostępne natomiast dla spółek akcyjnych – gdzie uchwały zgromadzenia wymagają formy aktu notarialnego.
2. Skan dokumentu opatrzony podpisem elektronicznym osoby uprawnionej do reprezentacji spółki – uchwały są podejmowane i podpisywane w tradycyjnej formie papierowej, następnie skanowane, a skan opatrywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym członka zarządu (lub innej osoby uprawnionej do reprezentacji – prokurenta, syndyka, likwidatora).
3. Skan dokumentu opatrzony podpisem profesjonalnego pełnomocnika – zgodnie z art. 19e ust. 3b ustawy o KRS, adwokat lub radca prawny działający na podstawie udzielonego pełnomocnictwa może opatrzyć skany załączników własnym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Jest to rozwiązanie szczególnie wygodne, gdy zarząd spółki nie dysponuje podpisami elektronicznymi lub gdy chce powierzyć całość procedury kancelarii.
Praktyczna wskazówka techniczna
Najbardziej bezproblemowym rozwiązaniem jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w trybie PAdES lub podpisu zaufanego składanego przez platformę ePUAP – w obu przypadkach podpis jest osadzany bezpośrednio w pliku, dzięki czemu upload do RDF przebiega bez komplikacji. Należy natomiast zwrócić uwagę na podpisy składane w formacie XAdES, które generują osobny plik podpisu zewnętrznego – w takiej sytuacji do RDF trzeba załączać oba pliki razem, co bywa źródłem błędów oraz odrzuceń zgłoszenia.
Podsumowanie
Modernizacja RDF nie wprowadziła nowych zasad prawnych – jedynie zaczęła konsekwentnie egzekwować te, które od dawna wynikały z przepisów ustawy o KRS. Dla wielu spółek oznacza to jednak konieczność dostosowania dotychczasowej praktyki do nowej rzeczywistości technicznej systemu.
Jeżeli planują Państwo wkrótce zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe za 2025 rok, warto z wyprzedzeniem zadbać o dostępność wszystkich wymaganych podpisów elektronicznych. W razie wątpliwości lub potrzeby kompleksowego wsparcia w przeprowadzeniu zgromadzenia, przygotowaniu uchwał i złożeniu sprawozdania do KRS – zespół STORNN LEGAL pozostaje do Państwa dyspozycji.
ENGLISH VERSION
ENGLISH VERSION
Financial Statements and Resolutions in the New RDF 2026 – How to Properly Sign Documents and Avoid Rejection of the Submission
The season for approving and filing financial statements for the year 2025 is in full swing. If you require support in preparing corporate documentation, conducting a shareholders’ meeting, or filing financial statements with the National Court Register (KRS) under the new RDF rules – we are happy to handle the entire process for you.
The new face of the Repository of Financial Documents
On 13 March 2026, the Polish Ministry of Justice launched a modernised version of the Repository of Financial Documents (RDF), integrated with the Court Registers Portal. Together with the new interface and improved system architecture, significant changes were introduced in respect of the formal requirements concerning documents submitted to RDF – changes that many companies are only now discovering, upon their first filing attempt of the current season.
What has changed
For many years, the established practice was relatively straightforward. The management board signed the submission filed to RDF using a qualified electronic signature, while scans of resolutions bearing handwritten signatures of shareholders (or their representatives) were attached as supporting documents. The system accepted such submissions, the courts approved them, and the matter was closed without difficulty.
Under the new RDF, this approach is no longer accepted. The system now consistently rejects scanned resolutions that have not been individually signed with an electronic signature, displaying the message: „The document does not contain an internal signature, the external signature is not attached, or the document signature is invalid.”
According to information obtained from the Ministry of Justice, this is an intentional design choice, not a technical error. The change constitutes the consistent implementation of the principle set out in Article 19e of the Act on the National Court Register – which, from the outset, clearly distinguished the signing of the submission itself from the signing of its attachments. The new system has simply begun to enforce this distinction rigorously.
Practical implications for companies
In practice, this means that resolutions approving the annual financial statements as well as resolutions on the distribution of profit or coverage of loss must be individually signed with an electronic signature – qualified, trusted (Profil Zaufany), or personal. The signature affixed to the submission itself no longer „covers” any of the attached documents.
Three ways to meet the new requirement
1. Resolutions adopted and signed electronically from the outset – shareholders may adopt resolutions directly in electronic form, signing them with qualified electronic signatures. This is a practical solution for limited liability companies (sp. z o.o.) but unavailable to joint-stock companies, where general meeting resolutions require the form of a notarial deed.
2. Scanned document signed electronically by a person authorised to represent the company – resolutions are adopted and signed in the traditional paper form, then scanned, and the scan is signed with a qualified electronic signature or trusted (Profil Zaufany) by a member of the management board (or another person authorised to represent the company – a commercial proxy, receiver, or liquidator).
3. Scanned document signed by a professional attorney – pursuant to Article 19e(3b) of the Act on the National Court Register, an advocate or attorney-at-law acting under a granted power of attorney may sign scanned attachments with their own electronic signature or trusted (Profil Zaufany),. This solution is particularly convenient where the management board does not have electronic signatures available or where the company wishes to entrust the entire procedure to its legal counsel.
A practical technical note
The most trouble-free solutions are the qualified electronic signature in PAdES format as well as the trusted signature issued via the ePUAP platform – in both cases the signature is embedded directly within the file, which ensures that the upload to RDF proceeds without complications. Care should be taken, however, with signatures in XAdES format, which generate a separate external signature file – in such cases both files must be attached to RDF together, which is frequently a source of errors and rejection of the submission.
Summary
The modernisation of RDF has not introduced any new legal rules – it has merely begun to consistently enforce those already provided for in the Act on the National Court Register. For many companies, however, this requires an adjustment of their established practice to the new technical reality of the system.
If you intend to approve and file financial statements for 2025 in the near future, it is worth ensuring well in advance that all required electronic signatures are available. Should you have any doubts or require comprehensive support in conducting the meeting, preparing the resolutions, and filing the statements with the KRS – the Stornn Legal team remains at your disposal.
